Nadal jednak każdego dnia odnotowuje się nową liczbę zakażeń i kolejne ogniska. Państwowa Inspekcja Pracy przygotowała listę zaleceń, które powinien spełnić pracodawca, by zapewnić pracownikom bezpieczne i należyte warunki pracy w dobie nadal istniejącego zagrożenia Covid-19.  Do pracodawców należy podjęcie działań mających na celu zapewnienie bezpiecznego miejsca pracy, pracownicy natomiast powinni dostosować się do zaleceń oraz aktywnie uczestniczyć w kształtowaniu nowej sytuacji w biurze.

PIP zaleca zastosowanie następujących rozwiązań:

1. Stworzenie dystansu pomiędzy pracownikami w biurze

Zalecenie zapewnienia dodatkowej przestrzeni pomiędzy pracownikami budzi wątpliwości interpretacyjne. Nie jest jasne czy chodzi o odstęp pomiędzy stanowiskami pracy czy pomiędzy pracownikami. Niewątpliwie jednak zgodnie z zaleceniami PIP należy zadbać o bezpieczną odległość pomiędzy osobami poprzez taką reorganizację biura, by stworzyć bezpieczny dystans pomiędzy pracującymi. Najprostszym rozwiązaniem jest takie ustawienie biurek, by pracownicy siedzieli od siebie maksymalnie odsunięci (min. 1,5 m). Ten etap ułatwia posiadanie mobilnych stanowisk pracy pozwalające na szybką i łatwą rearanżację biura.  Oczywiście w sytuacji niewielkich biur będzie to często trudne i tu kluczowe stanie się oddzielanie stanowisk przegrodami. Zaleca się także, żeby w miarę możliwości, pracownicy jeśli to możliwe, jak najmniej przemieszczali się w obrębie firmy, ograniczając bezpośrednie kontakty.

 2. Zastosowanie przegród oddzielających stanowiska pracy i pracowników.

W zależności od potrzeb organizacyjnych możemy zastosować szereg różnych rozwiązań, z których obecnie najczęściej stosowane stanowią przegrody pleksiglasowe oraz przegrody międzybiurkowe oraz obudowujące stanowiska pracy. Przegrody pleksiglasowe można zrobić na zamówienie lub kupić gotowe moduły (stawiane na biurku, ladzie lub wiszące), idealne do zastosowania w miejscach, gdzie ważny jest kontakt wzrokowy z pracownikiem lub klientem, zapewniają dopływ naturalnego światła, charakteryzują się wizualną lekkością, wtapiają się w otoczenie, dzięki czemu nawet w przestrzeni open space z dużą ilością stanowisk pozwalają na zachowanie spójności wnętrza. Przegrody są łatwe w montażu, a przede wszystkim pozwalające na częstą dezynfekcję.

Zupełnie nową koncepcją wdrażaną w biurach od paru miesięcy jest rezygnacja z open space na rzecz wyizolowanych obszarów zapewniających pracownikom komfort pracy, a jednocześnie chroniących ich. To jednak wymaga większych nakładów pracy i zagwarantowania dobrej wentylacji pomieszczeń.
W sytuacji, gdy warunki lokalowe na to nie pozwalają, a zagęszczenie pracowników nie gwarantuje zachowania bezpiecznego dystansu, pracodawca nie powinien do końca przywracać do pracy stacjonarnej wszystkich pracowników. Zaleca się, by w trybie home office pozostawały nadal osoby znajdujące się w grupie ryzyka: pracownicy, którzy skończyli 60 lat, cierpiący na choroby układu krążenia, cukrzycę, chorzy onkologicznie, kobiety w ciąży, a także osoby, których domownicy przebywają na kwarantannie lub w izolacji domowej.

3. Klimatyzacja i wentylowanie pomieszczeń

Kluczowe w okresie zagrożenia koronawirusem jest dbanie o wietrzenie pomieszczeń. Powinno się to odbywać tak często, jak to jest możliwe.
Państwowy Zakład Higieny rekomenduje:

- jeśli korzystamy z klimatyzacji i wentylacji, nie powinna mieć cyklu zamkniętego (zalecana jest wywiewna),

- wentylacja w toaletach powinna pracować w cyklu ciągłym, bez powietrza pochodzącego z recyrkulacji,

- urządzenia chłodzące i ogrzewające powinny być ustawione w trybie maksymalnej wydajności.

4. Stworzenie miejsc bezdotykowej wymiany dokumentów

Pomimo powrotu do pracy w biurze nadal ograniczona będzie możliwość fizycznej wymiany dokumentów z osobami spoza organizacji lub poszczególnymi zespołami w ramach firmy. Dobrym rozwiązaniem będą zamykane szafki locker pozwalające na pozostawienie dokumentów na określony czas i bezpieczny ich odbiór w dowolnym momencie.

 5. Środki ochrony osobistej i dezynfekcja

Oprócz wprowadzenia przestrzeni bezpiecznych dla pracowników należy bezwzględnie pamiętać o wentylacji pomieszczeń oraz o dezynfekcji powierzchni stanowisk pracy, recepcji, podłokietników foteli, urządzeń biurowych oraz elementów wspólnych. Preparaty do dezynfekcji powinny mieć szerokie spektrum działania, w tym wirusobójcze, aby były skuteczne w walce z wirusem Covid-19.

Przy wejściu do biura pracownicy powinny mieć do dyspozycji żele odkażające i płyny dezynfekujące.

Każdy przed przyjściem do pracy zobowiązany jest ocenić stan swojego zdrowia. Zaleca się także, by pracodawca zanim dopuści pracownika do pracy, dokonał mu pomiaru temperatury. Tę czynność można powtarzać w ciągu dnia.
Pracownikom należy też zapewnić jednorazowe rękawiczki, maseczki ochronne i przyłbice.

Regularnie powinny być odkażane urządzenia biurowe: drukarki, niszczarki, aparaty telefoniczne.

Zaleca się rezygnację z dystrybutorów wody na rzecz wody butelkowanej oraz wyeliminowanie naczyń i sztućców, jeśli pracownicy korzystają ze wspólnej kuchni.

Pamiętajmy również o tym, że kluczowa staje się uważność, wzajemna obserwacja i ostrożność. Potrzebujemy kontaktów społecznych i nie jesteśmy w stanie ich całkowicie wyeliminować. Zróbmy jednak wszystko co możliwe, aby powrót do biur był bezpieczny.